Недавно решил в очередной раз повысить свою продуктивность и начать пользоваться менеджером задач. Выбор оказался не так прост, вот и решил себе сделать запись на будущее.
Начнем с того, зачем вообще нужен менеджер задач (он же ToDo лист)? Те, кто как я застал докомпьютерную эпоху, помнят бумажные датированные органайзеры. Они же, по русски, ежедневники. В них записывали дела на будущее, в них же делали важные пометки о текущем дне.
Такие ежедневники выпускаются и поныне. Более того, сейчас их оформление стало чем то вроде народного вида искусства:
Сильно упрощенным цифровым аналогом таких ежедневников является Google Календарь. В нем можно заранее записывать дела на то или иное время, на тот или иной день:
Он есть у всех пользователей, которые имеют хоть одну учётную запись Google. А это почти все 🙂
Google Календарь обладает неплохим функционалом органайзера. Мероприятия можно указывать на определённое время или на весь день. Продолжительность мероприятий можно менять в широких пределах, от 15 минут, до конца суток.
Можно настроить уведомления на почту, рабочий стол компьютера или телефон, причем разные и на разное время. В одном аккаунте можно создать разные календари, например личный и рабочий. Также можно подключать некоторые внешние приложения и календари. К мероприятиям можно указывать место проведения, занятость, делать заметки, списки, ссылки на необходимые документы и т.д.
Веб версия, доступная через браузер на компьютере, очень быстро синхронизируется с Android версией на мобильном телефоне или планшете. Большинство собственных приложений календаря, предустановленных у разных производителей телефонов, также могут синхронизироваться с Google календарем, без установки календаря от Google.
Календари можно расшаривать (то есть давать доступ на просмотр и/или внесение изменений) другим пользователям. Это позволяет вести коллективные календари.
В общем это вполне функциональный ежедневник, ставший стандартом де-факто веб-календарей. Аналоги есть у Яндекса, Mail.Ru, Yahoo, Microsoft, Zoho и множества других.
Зачем нужен менеджер задач
Встает вопрос, зачем тогда нужны ещё какие то менеджеры задач? Дело в том, что не все дела можно точно привязать к какому то конкретному времени или даже дате. Они бывают связаны с какими то конкретными проектами, другими людьми или местами. К тому же задача может состоять из нескольких этапов. Всё это неудобно отражать в календаре
К тому же, в Календарях обычно нет возможности отмечать, выполнена задача или нет. Она просто стоит на определенное время и всё. В Календаре нет папок, ярлыков или тегов, то есть нельзя связать между собой взаимосвязанные задачи. Все они привязаны только к времени выполнения.
Самый простой пример — список покупок в магазине. Вряд ли имеет смысл планировать точное время приезда в супермаркет. А вот те покупки которые нам нужны, планировать смысл имеет. И вычёркивать уже выполненные. Такой функционал имеют специальные To Do листы — списки покупок.
В обычном бумажном ежедневнике мы можем сделать отдельную страницу для таких задач, и галочками отмечать её полное и частичное выполнение.
Давайте подумаем, что нам вообще нужно от менеджера задач.
Папка (список, ящик) Входящие
Задачи могут появляться в любую минуту. Времени, на обдумывание, как её решить, может в такой момент и не быть. Поэтому наш менеджер задач должен иметь список (ящик) «Входящие» (Inbox), по аналогии с почтой. Туда быстро вносятся поступившие задачи.
Виджет быстрого добавления задач
Исходя из этого, хорошо бы иметь в мобильной версии виджет, который быстро добавляет задачу. Чтобы избежать множественных нажатий на экран. Это важно на ходу или за рулём.
Папки (списки) для сортировки задач
Затем раз в день, а лучше два (использование менеджера задач требует хорошей самодисциплины) надо разбирать список входящие и обдумывать, как и в какие сроки конкретная задача будет решаться. Для этого в задаче должны быть примечания или заметки, а в менеджере списки (они же Проекты или Папки — Рабочее, Личное, Детское и т.д.).
Задача помещается в нужный список. В примечаниях к ней указываются тонкости её решения, ссылки на нужные документы, контакты и т.д.. Сложная задача разбивается на несколько задач или подзадач. Достаточно сложная задача может потребовать создание для своего решения нового списка с сопутствующими задачами.
Интересующихся подробностями, отсылаю к статье Википедии о GTD, которая служит неплохой отправной точкой и к очень понятной статье на Хабре.
Архив
Менеджер задач может иметь архив, куда помещают выполненные задачи, списки и проекты. Это удобно, чтобы потом найти какую-то сопутствующую информацию.
Напоминания
Если задача имеет привязку ко времени, то ей выставляется дата начала выполнения, дата окончания выполнения и напоминание. Задача может быть периодической, то есть её необходимо выполнять с каким то интервалом (оплачивать аренду квартиры или хостинг)
Геометки (напоминания по месту)
Современные менеджеры задач в своих мобильных версиях могут иметь геопривязку (геометки). Вы можете привязать напоминание не к какому то времени, а к своему местоположению. И когда вы там окажетесь, вы получите напоминание. Например задача «Купить саморезы» может иметь напоминание, которое вы привяжете к адресу строительного магазина. И войдя туда, вы получите напоминание, о необходимости купить саморезы.
Интересный вариант применения геометок я нашёл в описании одного из менеджеров задач. Там предлагали привязать задачу без срока, в которой записан код домофона или электронного замка, к месту его расположения. Подходите к замку — на смартфоне уже пуш уведомление с его кодом.
Метки (теги, хештеги)
Обычные списки задач являются аналогом папок на настольном компьютере. И образуют плоскую иерархию. То есть одна задача может находиться только в одном списке. Это кажется логичным только поначалу.
У хорошего менеджера задач есть функция тегов (меток, хештеги, tags). Метки позволяют связать между собой задачи из разных списков. Это значительно повышает гибкость работы. И кроме того позволяет использовать такой механизм , как «контекст».
Контекст
Что такое контекст в менеджере задач? Это возможность решать задачи из разных списков, в какой то определенной ситуации. Насколько я знаю, впервые термин появился в ныне стагнирующем менеджере Doit.im Также он применяется в профессиональном MyLifeOrganized. На само деле применять контекст можно во всех менеджерах задач, где есть развитая система тэгов и поиска по задачам.
Например, вы по работе едете в командировку в город Дмитров. В списке рабочих задач у вас уже есть задачи связанные с Дмитровым. Но в рабочем списке есть и задачи не связанные с Дмитровым.
Чтобы не листать понапрасну список, вы можете создать метку Дмитров. И присвоить её только тем рабочим задачам, которые будете решать в Дмитрове. Приехав в Дмитров, выберите метку Дмитров и получите список задач, которые надо решить именно там. Естественно они могут быть дополнительно рассортированы и по датам и по другим меткам.
Но на самом деле, всё ещё интереснее. Например, в Дмитрове живут родственники жены. Вы можете создать в списке личных задачу с их посещением, и тоже поставить ей метку Дмитров. И эта задача тоже будет показана, когда вы выберете метку Дмитров. А детям можно привезти сувенир из Дмитрова. Это уже задача из списка Детское. Но её свяжет в один контекст с остальными метка Дмитров.
Нетрудно понять, что упомянутая выше возможность работы с геометками — один из случаев контекста.
Это простой пример контекста. По ссылке описывается достаточно сложный сценарий выбора задач, с использованием контекста (хотя сам термин не упомянут) англ. язык. Это уже для настоящих гиков продуктивности 🙂 Помимо меток, в этом примере, применяется язык запросов, позволяющих выделить задачи, соответствующие нескольким критериям.
Например задачи из списка Рабочие имеющие метку Дмитров. Или наоборот, все задачи с меткой Дмитров, кроме задач из списка Рабочие.
Ещё пример. Пусть у меня есть несколько документов, которые надо завезти в организацию, расположенную в Южном посёлке. Специально ехать с ними не хочется. Присваиваем этой задаче метку Южный посёлок. Когда у меня будет более важная задача, с этой же меткой, я нажав на неё, сразу смогу вспомнить и про документы.
Учтите, что далеко не все менеджеры задач, имеющие механизм меток, имеют ещё и развитый поиск с механизмом запросов.
Списки и теги — для чего?
Если смотреть в целом, то списки и тэги образуют своеобразную координатную сетку, «наброшенную» на множество наших задач. Списки (Папки) чаще всего делят задачи по формальному признаку — Рабочие, Личные, Дети, Разные проекты. Метки менее формальны и могут делить задачи по способу их исполнения. Например задачи, которые можно решить в транспорте (простой ответ на электронное письмо, выбрать подарок, подумать как ответить и т.д.) могут иметь метку #транспорт или #всвободнуюминуту. Разные задачи, которые требуют для себя личного контакта с Иван Ивановичем могут иметь метку ИванИванович. И тогда, зайдя к нему, вы ничего не забудете и не придется повторно просить аудиенции.
На форуме Многосделал https://forum.mnogosdelal.ru/есть примеры таких тегов как @малотоплива , @плющит @креативно @тоска , чтобы выбрать задачу под настроение и ситуацию. Или как вариант тег @city для выезда в город.
Смарт-списки, фильтры, представления
Помимо списков и меток, менеджеру задач надо иметь смарт-списки или представления (фильтры). Это динамические списки, в которые задачи вносятся автоматически, по каким то формальным признакам. Например задачи на сегодня, задачи на завтра, задачи на неделю, выполненные задачи, все задачи, задачи с уровнем приоритета и т.д. В сложных менеджерах задач пользователь может создавать смарт-списки самостоятельно, в простых есть несколько готовых. Чтобы создавать свои смарт-списки, как правило надо, чтобы менеджер поддерживал поиск с языком запросов.
Мне кажется, что как минимум надо иметь фильтры или представления Сегодня, Завтра, Неделя, Все задачи. Максим Дорофеев, ведущий сайта Многосделал раньше использовал идею трех коробочек: сегодня, на этой неделе, потом. А сейчас склоняется к двум — Сегодня и Потом.
Добавление задач из электронной почты
Встречается такая функция, как добавление задач по электронной почте. В нулевых и начале десятых это была востребовано в тех случаях, когда из всех возможностей интернета под рукой есть только почта.
Те, кто давно живет, типа меня :), вспомнят, что это вообще было темой — управление тем или иным сервисом, путём отсылки письма на служебный адрес, с кодовым словом в теле письма. Например так управлялись некоторые службы рассылок.
В 2020 году эта функция применяется уже по другой причине — для создания задач из полученных сообщений. На смартфоне не всегда удобно переносить данные из почты в приложение менеджера задач. Проще переслать письмо в менеджер и там уже редактировать его как задачу. Почему бы и нет, вполне по джедайски.
Подзадачи
Задачи иногда удобно разбить на подзадачи. Например задача «Подарить подарок» сама по себе слишком неконкретна. Если её разбить на подзадачи
- Купить набор для каллиграфии в магазине таком-то, дата
- Запаковать в подарочную упаковку там-то, дата
- Доставить кому, когда, куда, дата
То задача станет понятной и недвусмысленной.
Поэтому подзадачи — это полезная функция.
Списки покупок (чек-листы)
Полезной является функция создания чек-листов (задач-списков). Типа списка покупок. Но он может относиться не только к покупкам, а например к комплектации заказов.
В большинстве менеджеров задач вместо чек-листов можно использовать задачу подзадачами, где каждая подзадача-один товар.
Поиск
Когда у вас накопятся сотни и более выполненных и запланированных задач , вам потребуется поиск.
Под поиском в менеджере задач могут пониматься две вещи. Во первых просто поиск. Вы вводите какое то слово и ищите задачи, где оно упомянуто.
Видимо единственный задачник, где нет даже такого поиска — Google задачи 🙁
Второй поиск — это поиск для создания фильтров и смарт-списков. Он ищет по тегам, геотегам, приоритетам, датам выполнения и т.д. Он есть в тех задачниках, где есть пользовательские смарт-списки (фильтры).
Последовательная и параллельная связь задач
Некоторые профессиональные менеджеры задач могут связывать задачи между собой последовательно или параллельно. То есть задача B, должна выполняться после задачи A и до задачи C. Или параллельно с задачей D.
Веб версия или версия для десктопа
Учитывая, что работать с большим количеством задач и их параметров неудобно на смартфоне, для менеджера задач важно иметь версию для десктопа или веб-версию. И возможность её беспрепятственной синхронизации с мобильной версией. Поэтому менеджеры задач, не имеющие десктопной или веб-версии я не рассматриваю.
Но это моё субъективное мнение 🙂 На https://play.google.com/ достаточно задачников с высоким рейтингом и большим количеством скачиваний, имеющих только мобильные версии.
Экспорт, импорт и бэкап
Также полезна возможность экспорта и импорта задач для создания резервной копии или переноса задач в другое приложение. Это особенно важно, если вы активно и долго пользовались каким либо приложением и там скопилось много важной для вас информации. Делайте резервные копии, чтобы не было потом мучительно больно, как людям на картинках внизу:
Учтите, что если вы переносите задачи в другой менеджер, то скорее всего у вас перенесутся только «голые» задачи. Теги, списки, подпапки и т.д в каждом задачнике зачастую даже называются по разному. Не говоря уж об их обработке движком задачника. Но лучше иметь такой бекап, чем никакого 😉
Итак переходим к выборам менеджера задач
Я описывал менеджер задач по мере возрастания их функционала. Но это не значит, что вам нужен самый функциональный задачник.
Вам нужен самый удобный для вас. Помните, что чем сложнее и функциональнее инструмент, тем больше сил уйдет на его освоение.
И постановка задачи тоже может оказаться длительнее. Например, если ваш задачник поддерживает теги и вы решили их использовать, вам надо придумать свою систему тегов. Где то её сохранить и сохранить расшифровку — в каком случае применять тот или иной тег. При записи задачи вам надо будет вдуматься, какие теги ей назначить. Причем, с течением времени, теги и правила их назначения наверняка придётся менять. А значит смарт-списки «потеряют» часть задач, как уже выполненных, так и только запланированных. Придется редактировать или создавать новые смарт-списки.
Слишком большие усилия на ведение списка задач приведут к тому, что вы его забросите или станете вести в нем меньшую часть задач.
Вывод — не гонитесь за максимальным функционалом. Управление задачами в менеджере, не должно быть сложнее их решения в реальности. И не забывайте, ни один менеджер задач не встанет со стула и не будет делать ваши задачи. Делать их будете всё равно вы 😉
В конце концов, вы можете использовать в качестве входящих любой заметочник, типа Google Keep. Главное, вовремя раскидывать из него задачи по спискам в вашем задачнике.
Определившись с функциями менеджера задач, посмотрим что можно выбрать. Все возможности, опции и цены привожу на начало января 2021 года. В дальнейшем естественно всё будет меняться.
Google задачи
Раз уж мы используем Google Календарь, посмотрим, нет ли у Google и менеджера задач?
Он есть. Называется Google задачи.
На этом хорошие новости от Google заканчиваются. Этот менеджер даже не имеет отдельной страницы в интернет для веб-версии. Доступ к нему можно получить только через иконку на боковой панели Google Календаря, Диска или Почты:
Нам приоткроется место справа, для создания задач:
Можно создать задачу, сделать к ней пометки, отметить дату выполнения (тогда она отобразится в Google календаре), добавить подзадачи (очень простые, не имеющие собственного описания и даты)
UPD: Извиняюсь. Если щелкнуть по уже созданной подзадаче, можно сделать её собственное описание и дату
Чек-листов (списков покупок) как таковых нет, но можно вместо такого списка использовать Задачу со списком подзадач. При этом у мероприятий в Календаре возможность создавать списки есть (но без возможности отмечать выполненное).
Пользователь может создавать, удалять и переименовывать списки. А вот перенести повторяющуюся задачу в другой список почему то невозможно.
В мобильном приложении Google задачам повезло больше, для них даже есть отдельное от Google Календаря приложение.
Виджета добавления конкретно задачи нет. Есть виджет 3*3 (можно растянуть побольше), где находится заветный плюсик. Это добавляет лишний шаг к созданию задачи:
Так как Google задачи являются частью экосистемы Google, то в Gmail есть функция создания задачи из письма в почте. Эта возможность есть и в мобильном приложении Gmail.
При создании Задачи из письма, тема письма станет названием задачи, внутри задачи будет ссылка на письмо.
Это удобно, если действием в ответ на письмо является ответное письмо. Но на мой взгляд, нивелирует всю идею редактирования задачи из письма прямо в приложении-задачнике.
Архивом тут видимо служит Google календарь, в котором сохраняются задачи с истекшими датами. Правда у меня поиск по Календарю по ним почему-то не ищет 🙁
Описание Задачи (тут оно называется Дополнительная информация) есть. И туда можно внести довольно объемистый текст. Но вот в режиме просмотра задачи отображается только сотня-другая знаков. Чтобы увидеть весь текст, надо открыть Описание в режиме редактирования. причем в режиме редактирования становятся неактивными ссылки.
Вроде бы функции начального уровня есть. Но по факту пользоваться Google задачами удобно, только если у вас не более десятка задач. Проблема во первых в том, что переключаться между списками очень неудобно, только через меню. И по факту, работать более чем с одним основным списком очень неудобно. В том числе потому что, во вторых в Google задачах нет никаких, даже простейших, смарт-списков или представлений. То есть нельзя увидеть все задачи на сегодня, на завтра или на неделю, выполненные или просроченные задачи. Не говоря уж о более сложных смарт-списках.
Точнее говоря задачи на сегодня, завтра и неделю можно увидеть, но только в Календаре.
Нет поиска по задачам, что уже совсем грустно. Google может искать по всему Интернету, но вот свою задачу им не найти 🙁
Геометок, меток, сложных смарт-списков, контекста, приоритетов, импорта задач в Google задачах тем более нет. Экспорт задач есть там же, где и экспорт всех данных из аккаунта Google.
Некоторые разработчики используют Google задачи, как основу для более продвинутых приложений на Андроид. Это например Gtasks от Appest Inc (TickTick о котором ниже, их же рук дело) и Tasks.org, о котором я упомяну позже.
Если есть желание пользоваться Google задачами, несмотря на все преграды, советую установить на смартфон приложение Tasks.org
Вы получите совершенно другой, более мощный, уровень функционала.
Количество установок Google задач в Google Play 5 000 000+.
Tasks.org
Если мне не удалось отговорить вас от Google задач, советую использовать для них в качестве клиента на Android Tasks.org. Это open-source приложение может синхронизироваться с Google задачами и использовать их в качестве своей веб-версии. Ключевое слово — может. Может работать и без них, но тогда у Tasks.org не будет веб-версии, а на мой взгляд это неудобно.
Вам станет доступно резервное копирование, теги, геотеги, фильтры, поиск по Задачам.
Как видно из скриншотов, приложение полностью русифицировано
К задачам можно делать подзадачи-шаги, напоминания, прикреплять файлы, описания, скрывать задачи до определенной даты.
Задачам можно назначать приоритет. Делать их повторяемыми лучше в Google Задачах, учитывая проблемы с повторяемыми задачами.
Точнее говоря повторяемость в Tasks.org не переносится в Google задачи
Можно менять некоторые детали внешнего вида или включить модную темную тему. Можно включать или отключать ссылки и номера телефона (меняется в настройках внешнего вида). Можно скрывать задачу до определенной даты. А при просмотре либо показывать, либо не показывать их. Также при просмотре можно видеть или не видеть законченные задачи.
К задачам можно создавать полноценные подзадачи. Для этого надо сперва создать подзадачу. Потом выйти в список Задач, там щелкнуть по появившейся (и чуть сдвинутой вправо и вниз относительно основной Задачи) Подзадаче и редактировать её как обычную Задачу.
Задачи можно синхронизировать с Календарями. Что удобно, можно записывать Задачи прямо в основные календари Google, по которым работает поиск.
Чтобы синхронизировать свои данные на нескольких мобильных устройствах, (через сервис синхронизации Tasks.org) надо купить подписку Google Play pass или спонсорство GitHub.
На январь 2021 года подписка Google Play pass стоит 1339 рублей в год при оплате за год.
Дело в том, что если синхронизироваться через Google Задачи, то синхронизируются только те параметры, которые в Google задачах есть. А например места, прикрепленные файлы и теги не синхронизируются.
Требуется подписка и для некоторых второстепенных функций, например красивых иконок и изменения некоторых цветов тем.
Приложение очень гибко настраивается, количество пунктов настройки просто поражает. Оно видимо больше, чем у всех остальных задачников в обзоре. Можно отключать и включать теги, фильтры, места, локальные (несинхронизирумые) списки, подзадачи. Получается прямо какой то конструктор менеджера задач, а не простое приложение.
В общем потрясающая штука. Единственный минус, доступно это всё на Андроиде. На компьютере в Google задачах вы будете видеть синхронизированные задачи, но фильтры, метки и всё прочее вам будет недоступно.
Если бы у Tasks.org был полноценный веб-клиент, то можно было дальше не продолжать обзор. Но готового клиента нет, хотя отдельные способы синхронизации с некоторыми сервисами есть. Большинство из этих сервисов малоизвестно обычному пользователю.
Например можно синхронизироваться с бесплатными серверами Nextcloud. Тамошний задачник имеет версию v0.13.6, так что чудес от него ждать не стоит. В частности он может отображать и синхронизировать теги и места. Но сам с ними пока не работает.
Инструкции и документация Tasks.org
Количество загрузок в Google Play 100 000+
Microsoft To Do
Посмотрим на других претендентов. Компания Microsoft купила разработчика менеджера задач Wunderlist. И закрыла его. А сейчас делает свой Micrisoft To Do . Менеджер имеет версии для смартфонов, веб-версию, настольную версию (только для Windows 10 версии 16299.0 или более поздней) и версию Xbox One.
Micrisoft To Do поддерживает создание списков задач. Списки в свою очередь можно группировать в группы. Списки отображаются слева, это делает удобным переключение между ними.
Изначально в приложении есть список Задачи — это по сути Входящие. Можно включить смарт-списки Важно (то есть задачи, которым вы поставили звездочку Важно), Запланированно (то есть задачи, имеющие даты исполнения), Все, Завершенные, Назначенные Вам (при коллективной работе).
Смарт списков Сегодня, Завтра и Неделя в веб-версии нет, что конечно неудобно
Есть также довольно необычный список «Мой день». В него вручную можно поместить любые задачи, которые вы считаете важными сегодня. Автоматически в него не попадают никакие задачи, даже назначенные на сегодня. Так как список заполняется вручную, то сути аналогичный список можно создать в любом менеджере.
Задача создается в два этапа. Сперва просто записываем её название (и опционально хештег). Затем задача добавляется.
Теперь надо найти свою новую задачу и редактировать её.
Мягко говоря неудобно, что нельзя сразу назначить список, дату исполнения и напоминания. Ещё более неудобно, что в самой задаче нельзя понять к какому списку она относится. Перенос из списка в список также неочевиден, он делается контекстным меню (правая кнопка мыши по задаче, при этом опция контекстные меню в Настройках должна быть включена) .
Щелкаем по задаче и теперь можно с ней работать. Добавить звездочку Важно, дату и время выполнения, дату и время одного напоминания. Задачу можно сделать повторяющейся, присвоить одну из шести цветовых категорий-флажков.
Пока довольно бесполезных, так как фильтра по ним я не нашёл. Что интересно редактировать или создавать новые флажки в To-Do нельзя, для этого надо перейти в почтовый Outlook, в раздел параметры-Общие-Категории. А в мобильном приложении эти флажки вообще пока не отражаются.
Также можно добавить файл и подзадачи, называемые Шаги. Но это не совсем полные подзадачи, к ним нельзя применить отдельные дату, описание и т.д.
Есть поле для заметок — Примечания. К одной задаче можно создать только одну заметку-примечание. Поэтому, если сопровождающей информации много, то лучше её сохранить где нибудь в Google документах, Evernote, Google Keep или аналогичном сервисе, а в примечания поместить ссылку.
To Do поддерживает форматирование текста Примечаний в веб-версии. Но визуального редактора пока нет. Надо использовать горячие клавиши:
Горячие клавиши
| Сделать это | Нажмите |
|---|---|
| Применить к тексту полужирное форматирование | Ctrl + B |
| Применить курсивное форматирование к тексту | Ctrl + I |
| Применить форматирование подчеркивания к тексту | Ctrl + U |
Обещан ещё и нумерованный список, но как его сделать не указано. Подробнее в статье поддержки.
Чек-листов (списков покупок) как таковых нет, но можно вместо такого списка использовать задачу с шагами.
В мобильной версии смарт-списков побольше. Внутри Запланированных можно посмотреть задачи на Сегодня, Завтра, На этой неделе, Позже, Все запланированные и Просроченные.
Судя по ответам на форуме поддержки этот функционал хотят расширить и на настольные приложения и веб-версию.
Вижета быстрого добавления задач нет. Есть виджет с задачами и заветным плюсиком. Зато приложение поддерживает быстрое добавление новых задач, через шторку верхней панели.
Вообще мобильное приложение очень красивое, на мой взгляд. Есть модная тёмная тема
Так как Microsoft To Do является частью экосистемы Microsoft, то он умеет создавать задачи из писем в Outlook.
При этом, в отличие от Google Задач, в тело письма добавляется не просто ссылка на сообщение, а текст письма. Это конечно намного удобнее, чем в Google задачах
Есть и подключаемая опция автоматического создания задач из помеченных в почте Outlook сообщений.
Важно, что Microsoft To Do поддерживает хештеги типа #tag. В том числе и на русском языке
В самом Microsoft To Do эти хештеги отображаются только в тех задачах, которым присвоены. Общего списка хештегов (облако хештегов) автоматически не создается. Подсказок при наборе хештегов тоже нет. Что крайне усложняет их использование. Надо помнить точное написание каждого хеш-тега, иначе произойдет их «расщепление» (одним задачам будет присвоен один хеш-тег, другим такой же, отличающийся на символ или пробел, в отсутствие общего списка обнаружить такое недоразумение очень непросто). Поэтому под хештеги можно выделить какую нибудь задачу без сроков выполнения. Чтобы их оттуда копи-пастить.
UPD Судя по ответам на форуме поддержки, список хештегов есть, но только в настольном приложении.
Чтобы использовать Microsoft To Do, надо завести бесплатную учётную запись Microsoft на сайте https://live.com/
На начало 2021 года приложение полностью бесплатно. В нём отсутствуют:
- Геометки
- Возможность создания собственных смарт-списков, кроме встроенных
- Выбор типа уведомлений (только звуковые, на почту или в мессенджер нет)
- Импорт задач. Насчет экспорта и создания архива не совсем понятно (теоретически в аккаунте Microsoft есть скачивание данных, но как там вытащить именно задачи, а не всё содержимое почтового ящика не совсем понятно)
- Сложный язык запросов и Контекст
Думаю для начинающих любителей продуктивности это оптимальный выбор. Попользовавшись несколько месяцев, вы поймете достаточно вам функций или нет. За это время у вас не скопится слишком большое количество задач, которые нельзя было бы вручную перенести в более сложный менеджер задач.
Тем более, что приложение активно развивается. Возможно переезд и не понадобится.
Количество установок Microsoft To Do в Google Play 5 000 000+
Rememberthemilk
Итак аплодисменты. Занавес поднимается и на сцене патриарх задачестроения — Rememberthemilk. Также известный как Корова 🙂
Кстати, он доступен и по короткому адресу rmilk.com
Созданный аж в 2004 году двумя австралийскими программистами, он и сейчас живее всех живых.
О возрасте Rememberthemilk ненавязчиво напоминает его ламповый дизайн, родом из нулевых. Не знаю как вам, мне он чем то напоминает столь же ламповый Livejournal.
Дизайн может и подкачал, а вот функциональность выше большинства новичков. Это классика и поэтому список по умолчанию называется Входящие. О том, что можно создавать множество списков, по которым распределять задачи из входящих, думаю не стоит и говорить.
У Rememberthemilk есть веб-версия, десктопная и мобильные версии. Их функционал, судя по моим наблюдениям одинаков (понятно, что напоминание по геометкам есть только у мобильных устройств)
Смарт-списки. Изначально есть 5 смарт-списков: Все задачи, Сегодня, Завтра, Неделя, Поручено другим (для коллективной работы). Пользователь может создать нужное количество своих смарт-списков, используя либо графический конструктор Умных списков:
Либо, используя встроенный язык запросов — это для настоящих джедаев продуктивности:
Также есть метки, геометки, несколько уровней важности задач. Контекст напрямую не упомянут, но вполне достижим с помощью тегов и умных списков.
При создании задачи можно сразу же указать её начальный и конечный срок, уровень приоритета, добавить теги, место выполнения, и список.
Но вот напоминание и заметки можно добавить только в процессе редактирования уже сохраненной задачи. Более того, поле Напоминание нельзя сделать полем по умолчанию, надо каждый раз выбирать опцию Добавить поле, и добавлять поле Напоминание. Также можно добавить поле ссылки, например на дополнительную информацию на Google диске или Evernote. Ссылку можно добавить в Заметки.
Есть поле продолжительности задачи, хотя многие используют для этого теги.
Можно создать несколько напоминаний по разным каналам и в разное время.
Старая школа видна и в выборе каналов напоминаний. Там есть такие малопонятные для обычного пользователя раритеты, как Jabber, Yahoo Messenger и Gadu-gadu, но отсутствуют Viber, Watsapp и Telegram.
Под мобильным понимается СМС, но Россия отсутствует в списке стран, куда СМС отправляют. Подключить Hangouts мне удалось, Rememberthemilk просто не отправлял на него проверочный код. В Skype отправил, но я его не получил. Остальные мессенджеры я не пробовал.
В техподдержку по поводу Hangouts обратился. У меня запросили уточняющую информацию и на этом всё закончилось 🙁
Есть добавление задач по электронной почте. Для этого служит специальный служебный адрес на ***@rmilk.com, индивидуальный для каждого пользователя. Я попробовал — тема письма станет названием задачи, а текст письма попадет в заметки к задаче. Где его уже можно редактировать прямо в Rememberthemilk. Вот это правильно.
Также есть специальное расширение для Gmail, позволяющие создавать Задачи из писем прямо в почте Gmail. Причем можно как создать задачу со ссылкой на письмо, так и поместить текст письма в Заметки к Задаче.
Заявлена интересная функция Smart Add. Смысл в том, что вы пишете, например, «Купить молоко завтра» — а программа создает задачу «Купить молоко» и сама подставляет ей нужную дату исполнения.
К сожалению, это не работает на русском языке. Для такого случая рекомендуется перед «завтра» подставить значок ^ , по умному называемый циркумфлекс:
Но это уже не так прикольно. А в смартфонах, на клавиатуре этого знака просто нет.
Также можно при наборе задачи нажать значок решётки #. И ввести после него список или тег, который надо присвоить этой задаче.
Скриншот сайта https://www.rememberthemilk.com/ Подстановка тега или списка
Заметок к задаче может быть несколько и они не смешиваются в одну кучу, как в Microsoft To Do:
Rememberthemilk может как экспортировать задачи — для переноса в другое приложение или резервного копирования, так и импортировать. Также задачи, имеющие сроки исполнения, можно отображать в Google календаре или аналогичных приложениях.
Списки «плоские». То есть нельзя создавать подсписки, разделы списков или объединять списки в группы, создавать в списках разделы.
Полностью выполненные списки можно архивировать.
Описанные функции на начало 2021 года входили в бесплатный пакет. Но Rememberthemilk не входит в экосистему какой либо крупной технологической компании и не может зарабатывать на торговле данными пользователей. Поэтому часть функций входит в платный пакет Pro.
Это подзадачи, возможность делиться задачами с другими пользователями, цветные теги, новые сортировки, возможность прикреплять к задаче файлы из Google диска или Dropbox.
А что особенно важно, разблокируются напоминания на мобильном телефоне. И виджеты. Например столь полезный виджет быстрого добавления задачи.
Также появятся новые темы, возможность подключать Rememberthemilk к сервисам автоматизации IFTTT и Zapier, и ещё некоторые плюшки.
Цена версии Pro — $39.99 (примерно 2950 р.) в год в начале 2021 года. Скажем прямо, немало. Точно не помню, но около 2015 года платная версия стоила около $25 в год. Инфляция однако 🙁
Ни в бесплатной, ни в платной версии нет возможности взаимоувязывать задачи последовательно и/или параллельно. То есть запускать одну задачу по окончанию или началу другой. Нет и чек-листов.
Я не зря посвятил Rememberthemilk столько текста. На мой взгляд, это хороший выбор, если вы всерьёз нацелились на постоянное и серьёзное использование менеджера задач. Даже в бесплатной версии он обладает колоссальным функционалом. В Интернете можно найти множество рецептов и советов по использованию Rememberthemilk. Начать можно с раздела Советы и Хитрости официального сайта.
Обратной стороной известности и мощи Rememberthemilk стала своеобразная его «немодность». Многие начинающие пользователи просто его бояться и даже не смотрят в его сторону. Считая, что это инструмент для гиков. А зря. Ведь, чтобы использовать Rememberthemilk, язык запросов изучать необязательно.
Инструкции доступны на английском языке. Они написаны простым языком и легко переводятся гугл-переводчиком. Имеет смысл потрать пару вечеров на их чтение, чтобы стать настоящим джедаем продуктивности :). Ну или хотя бы попытаться 🙂
Что касается чувства прекрасного, оно дизайнерам Rememberthemilk явно чуждо. Сравните письмо напоминание от Rememberthemilk, с письмом Todoist несколькими абзацами ниже
На Google Play Rememberthemilk имеет количество установок 1 000 000+ . Это на порядок ниже числа загрузок TickTick, Any.do и Todoist.
Todoist
Посмотрим на задачник Todoist.
Бесплатная версия не очень функциональна. Даже для экспорта и импорта данных надо оплатить премиум подписку. Подробнее на картинке ниже:
Цена премиум подписки на январь 2021 года — 2748 рублей в год (при оплате за год).
Как видно, даже такие базовые функции, как напоминания и комментарии к задачам бесплатным пользователям недоступны (хотя у меня в бесплатном аккаунте комментарии на 04.01.2021 работали. Возможно какая то промо-акция). В таком варианте Todoist уступает той же Microsoft To Do. Не говоря уж о Rememberthemilk.
Так что если платить не хочется — Todoist возможно не ваш выбор.
Справедливости ради, у Todoist в бесплатной версии есть аналог функции Smart Add — называется Быстрое добавление (quick add) задач. В отличие от Rememberthemilk, тут эта функция работает на русском языке. На иллюстрации ниже, я написал завтра и Todoist правильно распознал это как дату исполнения.
Повторяемость задачи (каждый день, каждый месяц и т.д) можно вносить только через быстрое добавление (quick add), что не всегда удобно. Зато можно заказать ежеквартальность задачи, чего я не нашёл в других задачниках.
Ещё неудобнее, что напоминания можно вносить тоже только через умную строку, календарик для них не предусмотрен.
Описание к задаче (которое в Todoist называется комментариями) надо вводить не забывая нажать кнопку Добавить комментарий. Иначе можно потерять все что написал.
На мой взгляд эти Комментарии-Примечания не очень удачно реализованы. Они являются как бы отдельной сущностью от Задачи. При открытии Задачи содержимое Комментариев не становится видно. Надо ещё раз тапнуть по Комментариям, тогда они станут видны. А в Андроид приложении Todoist Задача и Комментарии к ней — это вообще два разных экрана.
Есть так называемые доски — Kanban вместо списков, как в Trello. Точнее в виде досок можно представить проект, где задачи разбиты по разделам — одна доска это один раздел. Задачу, по мере исполнения можно двигать с доски на доску (перемещать из раздела в раздел). Тоже бесплатно. Одни проекты могут быть в виде досок, другие в виде списков:
Нельзя не ометить, что инструкции большей частью переведены на русский язык и они достаточно подробные : https://todoist.com/ru/help
Списки задач (которые в Todoist называются Проектами) можно разделять на несколько разделов. Внутри Проекта можно создавать Подпроекты до трёх уровней вложенности. В бесплатной версии обещано до 80 списков-проектов (мне не позволяет создавать более 5), в Премиум — до 300.
Бесплатному аккаунту доступны 5 тем, включая модную сейчас тёмную. Ниже скриншот выбора тем моего бесплатного аккаунта. При премиуме будет доступно больше тем, они на скриншоте помечены звездочками.
Уведомления о задачах могут поступать на рабочий стол компьютера (пуш-уведомления), смартфон и по электронной почте.
Есть папка Входящие и 10 предустановленных смарт-списков (фильтров): Сегодня, Предстоящее, Назначено мне, Назначено другим, Приоритеты от 1 до 4, Все задачи и Задачи без срока исполнения.
Есть двухсторонняя интеграция с Google Календарём.
Выполненные проекты можно архивировать, при этом их становится не видно. Но их всегда можно восстановить, если потребуются какие-то данные из них. Архивированные проекты не учитываются в ограничениях.
А сейчас — аплодисменты. По настоящему бомбическая функция: задачам можно присваивать веб-ссылки. Это значит, что можно из любой задачи элегантно делать ссылки на другую задачу — предыдущая, следующая или параллельная. Это позволяет связывать задачи в цепочки.
Также есть специальное расширение для Gmail, позволяющие создавать Задачи из писем прямо в почте Gmail. Правда работает оно, к сожалению, в стиле Задач Google, помещая ссылку на письмо в Задачу. Текст письма в Задачу не попадает.
Есть расширения для браузеров, позволяющие получать доступ к задачам Todoist, не заходя на её сайт.
А если вы готовы оплачивать подписку — к Todoist точно можно присмотреться. Вам станут доступны
- метки
- комментарии и загрузка файлов к задаче
- пользовательские смарт-списки (называемые тут фильтрами) Причем критерии фильтра можно задавать на русском языке
- шаблоны
- журнал ваших действий
- добавление задач по электронной почте (там текст письма попадет в комментарии к Задачам)
- автоматическое и ручное резервное копирование (импорт/экспорт)
- геометки
- встроенный календарь
- премиум-темы
и другие плюшки.
Достаточно большой список интеграций.
Письма и напоминания от Todoist выглядят как то по дружески, неформально. Кроме напоминаний Todoist может присылать вам письма с советами по использованию. Сравните с письмом от Rememberthemilk, приведённым несколькими абзацами выше.
Нельзя не отметить лёгкий стильный дизайн, как веб-версии, так и мобильного приложения. Помимо веб-версии есть приложения для Windows и даже Linux.
Вообще Todoist силён визуализацией. Помимо вышеупомянутых досок, есть так называемая карма Todoist и визуализация продуктивности. Чтобы иногда полюбоваться красивым графиком своих успехов и благодарственно похлопать себя по плечу.
Нет чек-листов. Вместо них можно использовать задачу с подзадачами.
Нет простого способа посмотреть все выполненные задачи. Или в каждом отдельном проекте включить опцию «Показать выполненные задачи» или через Журнал действий (Все действия-Выполненные задачи, доступно только для платных аккаунтов).
Есть виджет с задачами и заветным плюсиком. И есть возможность добавить Быстрое добавление в строку уведомлений или панель быстрых настроек, в зависимости от версии Андроида (например в 6 версии Настройки-Уведомления-Быстрое добавление (Значок «Добавить задачу» в уведомлениях), в 7 такой опции нет)
Задачи могут иметь только одну конкретную дату исполнения. То есть не так просто создать задачу, «вспомогательная, сделать в любой день до субботы». Но можно сделать напоминания на все дни потенциального выполнения
Не совсем понятна политика в отношении бесплатных аккаунтов. Так у меня в бесплатном аккаунте были комментарии к задачам и метки, хотя в тарифах они заявлены как премиальные функции. При этом я не мог создать больше 5 проектов (списков), хотя для бесплатного аккаунта их заявлено 80.
Количество установок в Google Play 10 000 000+
Резюме: Скажем так, это «дизайнерская» версия менеджера задач. Дизайнерам, художниками и работникам творческих профессий она точно придется по вкусу. Бесплатная версия по функционалу проигрывает Rememberthemilk. А вот выбор между платной версией Todoist и платной версией Rememberthemilk — вопрос вкуса.
Any.do
Ещё одно популярное в Google Play приложение.
Функционалом уступает Todoist и Remeberthemilk, но популярности это не помеха. Есть стандартные для всех задачников списки задач и пуш-напоминания.
Есть светлый и модный темный вид:
Доступны три смарт-списка Сегодня, Следующий день и Все задачи
У задач доступны заметки и подзадачи (шаги).
Заявлен список покупок (Grocery list) , но при ближайшем рассмотрении это обычные задачи с подзадачами.
Можно подключить к Any.do свой Google календарь:
А купив премиум вы получите метки (в том числе цветные), премиумные темы, геометки, повторяющиеся задания с любым периодом, напоминания через Watsapp и неограниченные вложения:
Годовая подписка стандартная — около 36 долларов в год (около 2700 рублей на январь 2021 г). Покупать помесячно слишком дорого, будет 6$ в месяц.
Интерфейс большей частью переведен на русский язык. Справка и поддержка только на английском:
Есть довольно странная геймификация — режим фокуса (премиум). Выделяете себе время на задачу и всё это время на вашем смартфоне «растет дерево», трогать смартфон нельзя. Если вы течении заданного срока попытаетесь воспользоваться смартфоном — «дерево умрет» Чем больший лес вы вырастите — тем больший вы молодец 🙂
Плюсом наверное можно считать, что русскоязычный Google ассистент из всех перечисленных в данной статье приложений поддерживает только Any.do (надо поменять приложение по умолчанию в настройках ассистента, в разделе Заметки и списки)
Я не нашёл в приложении
- Возможность создания собственных смарт-списков, кроме трёх встроенных
- Уведомлений на почту
- Импорт/экспорт задач. Формально он заявлен https://support.any.do/export-import/ но фактически его нет, в том смысле, как это понимается в других менеджерах задач
- Сложный язык запросов и Контекст
В общем мне это приложение не зашло. Попробуйте, может вам понравится.
Количество установок в Google Play 10 000 000+
Ticktick
Команда Appest Inc сперва делала фронтенд для Google Задач Gtasks. Но потом решила сделать полноценное приложение менеджера задач Ticktick.
На мой взгляд это самый функциональный из всех описанных здесь менеджеров задач. У него есть практически всё, что у вышеописанных менеджеров задач. Есть разделы внутри списков, вложенные списки, канбан представление.
Можно создавать не только списки Задач, но и списки Заметок. Есть и Примечания к Задаче и комментарии отдельно. Примечаниям и Заметкам доступен визуальный редактор текста (чего я не видел ни у одного другого задачника).
Хотя я остаюсь при мнении, что важные данные к задаче лучше хранить в отдельном файле в Google Документах, Evernote или аналогичном хранилище. Бэкап Ticktick сделать можно, а вот вытянуть из него инфу, за пределами этого приложения, не так просто.
Удобно, что примечания к задаче открываются вместе с Задачей и не требуют отдельных нажатий кнопок как в Todoist.
Ссылка на задачу заявлена, но на самом деле является ссылкой на список, в который задача входит.
В отличие от Todoist легко посмотреть выполненные задачи. Есть смарт список Выполненные, в котором можно фильтровать по дате и списку.
Есть аналог тодоистовского Быстрого добавление (quick add). Тут он называется Smart Date Parsing. То есть если в названии Задачи пишем например «завтра», то это завтра сразу преобразуется в завтрашнюю дату исполнения задачи.
В бесплатной версии доступно 9 списков (включая подсписки) и 99 задач в списке.
Есть специальное расширение для Gmail, позволяющие создавать Задачи из писем прямо в почте Gmail. Что хорошо, текст письма попадает в описание задачи. Можно также создавать Задачи, присылая письмо на специальный служебный адрес Ticktick.
Данные можно сохранять в бэкап, восстанавливать и импортировать из других менеджеров задач.
Есть расширения для браузеров, позволяющие получать доступ к задачам Todoist, не заходя на её сайт.
Выполненные проекты можно архивировать, при этом их становится не видно. Но их всегда можно восстановить, если потребуются какие-то данные из них.
В платной версии есть Календарь, продолжительность задач, смарт-списки и темы с городами и сезонами, 299 списков и 999 задач в списке.
Сам Ticktick русифицирован полностью, а вот справка на английском языке. Гугл-переводчик в помощь.
Неприятным сюрпризом оказалась медленная синхронизация с Google календарем. Техподдержка отвечает, что проблема на стороне Календаря, обновление может занимать до 12 часов ! У других задачников я такой проблемы не заметил. Ссылки на обсуждение этой проблемы на форуме Ticktick есть в поисковике, но с них почему то перекидывает на главную страницу справки, поэтому привожу ссылки на кэш гугла: раз и два.
По сути это главный конкурент Todoist. Разница между ними субъективная. Ticktick имеет больший функционал, Todoist красивее и элегантнее на мой взгляд.
Цена на год примерно 2100 рублей (на январь 2021 года) то есть примерно 175 рублей в месяц. Количество установок в Google Play на то же время 10 000 000+
Заключение
Не гонитесь за функционалом, выбирайте задачник по удобству лично для себя. Что касается меня — колеблюсь между Todoist и Tasks.com + Nextcloud (синхронизация и веб-версия). У Todoist отличная веб-версия, но мобильный Tasks.com меня очаровал.
UPD: Синхронизация Nextcloud может сбоить, если создать задачу в Nextcloud и редактировать в Tasks.com. Для рабочего решения это недопустимо. Время синхронизации между веб-версией и Tasks.org по моим наблюдениям от нескольких минут до получаса. У всех коммерческих задачников — в течении минуты или даже секунд.
Комментарии и обсуждение к статье находятся на форуме Многосделал.